Change Management: definizione, esempi e best practice

Negli ultimi anni vita privata e mercato hanno subito grandi trasformazioni e il mondo del lavoro ha dovuto riadattarsi in poco tempo a nuovi scenari, soprattutto a quello tecnologico attraverso la digitalizzazione dei processi. In questa guida parliamo di un processo di gestione del cambiamento organizzativo che non riguarda solo la digitalizzazione ma è molto più ampio: si tratta del Change Management.

Scopriamo insieme cosa vuol dire Change Management, quali sono le fasi principali del processo e come viene applicato con successo nelle aziende.

Change management: significato

Change Management significa letteralmente “gestione del cambiamento”, ovvero la costruzione di un percorso di cambiamento all’interno di un’azienda che da una situazione iniziale affronta una serie di trasformazioni a livello di obiettivi aziendali, valori, procedure e tecnologie per allinearsi alle nuove richieste del mercato.

Change Management: perché è difficile attuarlo

A parole suona benissimo, il processo di Change Management, però, si rivela piuttosto complesso da attuare. Una delle ragioni principali è soprattutto il forte impatto sulle abitudini delle persone che, per natura, manifestano una certa resistenza al cambiamento.

Gli ostacoli principali nel Change Management sono infatti:

• Leadership vecchio stampo avverse ai cambiamenti e poco abituate a delegare compiti ai propri dipendenti
• Resistenze culturali e operative che causano un rallentamento nel processo di Change Management
• Strutture organizzative fortemente gerarchiche che non riconosco la necessità del cambiamento e l’importanza di rendere il lavoro dei dipendenti più agile
• Fix mindsets (mentalità fisse) che considerano le novità e i cambiamenti in azienda come possibili minacce alla loro vita lavorativa

Fixed vs Growth mindset nella gestione del cambiamento

Secondo la psicologia sociale, in tutti i contesti lavorativi ci sono persone caratterizzate dal Fixed mindset (mentalità fissa) e altre dal Growth mindset (mentalità crescente).

Nel primo caso, le persone hanno un pensiero statico e poco incline ai cambiamenti; nel secondo caso, invece, le persone hanno una mentalità più propensa a imparare e soprattutto, a cambiare.

Per questo il Change Management propone un percorso in grado di abbattere resistenze e obiezioni del Fixed mindset e capace di dimostrare (soprattutto alle mentalità fisse) che i cambiamenti portano grandi benefici sia all’impresa che ai dipendenti.

Executive management e Change Management

Come già accennato, uno degli scogli più grandi da superare nel processo del Change Management è il Fixed mindset. La questione diventa ancor più complessa se la mentalità statica appartiene ad Executive e Top manager (che prima abbiamo definito come “leadership vecchio stampo”).

I risultati di una survey 2020 sul Change Management condotta da Assochange sono rincuoranti. Rispetto ai dati raccolti nel 2017, che mostravano ancora una forte percentuale di dipendenti (41,8%) fossilizzata sulle vecchie abitudini e sull’Abbiamo fatto sempre così, dopo la pandemia la percentuale di chi partecipa con apertura e disponibilità al Change Management ha raggiunto il 49%.

Sono dati significativi che annunciano un cambio di rotta rispetto al vecchio modello di leadership. I piani alti delle aziende sono sempre più orientati al Change Management e al’Empowerment delle persone, all’innovazione e alle nuove sfide del mercato.

I 4 pilastri del Change Management

Il percorso di gestione del cambiamento aziendale si fonda su 4 pilastri principali che devono interagire tra loro affinché venga attuata una transizione fluida, orientata all’efficacia e al benessere organizzativo.

I 4 elementi di questo approccio, chiamato anche modello 4 P, sono:

1. People: cambiare il mindset e la cultura delle persone che, come già detto, è la trasformazione più dura da attuare nel Change Management
2. Process:rivedere i processi in chiave moderna e digitale tenendo sempre a mente le esigenze di dipendenti, stakeholder e consumatori
3. Platform: introdurre tecnologie digitali a supporto della produttività. Le realtà aziendali all’avanguardia, ad esempio, hanno introdotto nuove piattaforme tecnologiche che uniscono applicazioni di produttività personale (la classica OfficeSuit) e strumenti per comunicare in maniera semplice e immediata (come Skype for Business, Google Meeting e Microsoft Teams).
4. Place: il Change Management comporta un riassetto dei luoghi di lavoro in un’ottica di Activity based workspace e Smart working. Grazie a questi, sempre più aziende godono di un’ottimizzazione delle performance, una soddisfazione dei lavoratori e un grande risparmio.

Change Management: best practice

Promuovere il cambiamento in azienda non significa solo seguire il modello 4 P del Change Management appena illustrato, ma anche attuare alcune best practice.

Vediamo qualche esempio:

• Definire in modo chiaro gli obiettivi cioè, valutare la situazione di partenza e definire degli obiettivi a cui mirare. Se leader e collaboratori non conoscono bene la meta sarà difficile raggiungerla con il Change Management.
• Creare la strategia, capire quali strumenti adottare e quali passi seguire per raggiungere gli obiettivi prefissati.
• Preparare l’organizzazione, che è la parte cruciale del processo di Change Management, consiste nell’agire sul mindset delle persone poiché sono loro le prime a dover accogliere, comprende ed, infine, attuare il cambiamento.
• Fornire gli strumenti di lavoro, dopo aver compreso l’importanza del Change Management, le persone devono avere a disposizione e adottare gli strumenti necessari al raggiungimento degli obiettivi.
• Analizzare e monitorare i processi, questa è la fase in cui si comprende ciò che sta funzionando e ciò che deve esser migliorato nella gestione del cambiamento organizzativo. Ogni fase del processo deve esser infatti sempre monitorata e analizzata.
• Organizzare percorsi di formazione e occasioni di condivisione delle nuove strategie all’interno del gruppo di lavoro.
• Consolidare il canale di comunicazione tra manager e collaboratori e coinvolgere nel processo di gestione del cambiamento aziendale tutti i dipartimenti e non solo i manager.

Esempi di Change Management

Dopo aver appreso gli elementi principali e le buone pratiche per un Change Management efficace, ti forniamo alcuni esempi di trasformazioni che fanno parte della gestione del cambiamento aziendale:

• Adozione di una nuova cultura aziendale
• Nomina di nuovi manager
• Acquisizioni, fusioni e cessioni di rami d’azienda
• Gestioni di periodi di crisi (aziendali o globali)

Se ci soffermiamo su quest’ultimo punto, possiamo dire che un periodo di crisi come quello della pandemia ha sicuramente accelerato i processi di Change Management.
Il Covid-19 ha infatti spinto le aziende a ripensare alle proprie strategie di business, a rivedere i propri obiettivi a medio e lungo termine, a creare o implementare i canali di vendita online, dando sempre più valore agli strumenti offerti da Internet al settore Business.

Le aziende che hanno resistito agli effetti devastanti della pandemia, in poche parole, hanno saputo reinventarsi attraverso il Change Management e alcune di esse sono ora in grado di navigare vincenti nell’Oceano Blu.