Scopri tutti i vantaggi dell’archiviazione dei documenti in cloud

Documenti, foto, video, ricordi. I computer che si utilizzano tutti i giorni contengono ormai le cose più preziose della nostra vita. Chi ha una certa dimestichezza con la tecnologia (ri)conosce l’importanza del backup. Si tratta dell’operazione che permette di avere una copia di sicurezza dei propri file. In passato veniva effettuata solo in locale su hard disk esterni, DVD o CD. Da alcuni anni a questa parte, invece, ci si rivolge anche al cloud, che sfrutta le potenzialità di internet. Insomma, non serve più chiedersi come aprire un dvd con il backup di documenti se si vuole recuperare qualcosa di fondamentale. Vediamo allora come fare il backup di documenti in cloud in maniera rapida, efficace e sicura.

Documenti in cloud: cosa sono e a cosa servono

Prima di capire come archiviare documenti in cloud, è doveroso partire dalle basi. I servizi di cloud sono quelli che permettono di archiviare documenti online gratis, almeno per quantità di spazio limitate. Esistono poi anche servizi di archiviazione a pagamento. Il vantaggio principale consiste nella possibilità di accedervi da qualsiasi dispositivo, a condizione di disporre di una connessione internet. Il backup online dei file mantiene al sicuro i dati anche dagli eventuali danneggiamenti dei supporti sui quali sono salvate le copie. 

Il cloud storage fa sì che i file vengano copiati via internet e posizionati su un server. I server sono ovviamente di proprietà del fornitore di servizi, mentre i file restano di chi li ha caricati. Con questa operazione si evitano i rischi connessi al deterioramento dei dispositivi che si usano in locale, a partire dalle chiavette USB. Oltre a tutto ciò che consegue dal loro utilizzo, come ad esempio il rischio di incappare in un virus informatico. 

Archiviare documenti online cloud significa invece averli sempre a portata di mano. Si pensi, ad esempio, a quando ci si trova all’aeroporto e si ha bisogno di recuperare in pochi istanti un file. Tramite i documenti in cloud lo si può visualizzare in maniera istantanea sul telefono, risparmiando tempo e riducendo i rischi. 

Tra i vantaggi del cloud, oltre alla possibilità di consultare ogni cosa in ogni momento, c’è il rispetto della privacy. Chi offre questo tipo di servizi, infatti, si impegna sempre a preservare l’integrità dei file. In ogni caso è sempre consigliabile scegliere una buona password e attivare l’autenticazione a due fattori. 

Come salvare documenti in internet cloud

I servizi in cloud presenti sul mercato sono diversi e hanno principi di funzionamento differenti. Quando si decide di affidarsi a uno di questi, il primo consiglio da seguire è quello di salvare tutti i documenti soltanto nel cloud. Non più, quindi, sul pc. Solo in questo modo si eviterà di avere più una copia (online e offline), perché il documento risulterà sempre aggiornato. 

Inoltre i file potranno essere visualizzati anche dallo smartphone o da qualsiasi altro computer. 

Lo spazio offerto è gratuito fino a un limite fissato. Questo genere di servizio è quindi utile soprattutto per archiviare documenti di testo, PDF e una certa quantità di foto o video. Superato il tetto consentito si può procedere all’upgrade a pagamento. Questa formula garantisce spazio illimitato e ottimizza i suoi vantaggi se abbinata alle migliori offerte internet per professionisti o per la casa.

Tra i servizi più diffusi di archiviazione in cloud ricordiamo: 

• Google Drive. Chiunque abbia un account Google, infatti, dispone di 15 GB di archiviazione gratuita. Superata quella soglia, è possibile abbonarsi mensilmente a pagamento. L’opzione più economica prevede 100 GB a 1,99 euro al mese, mentre quella più costosa 30 TB a 299,99 euro al mese. 
• One Drive. Un’altra opzione molto diffusa è quella offerta da Microsoft che include 5GB gratuiti nel piano base. Il piano a pagamento più economico prevede 100 GB di archiviazione a 2 GB al mese, mentre il piano più ricco prevede 6 TB totali a 99 euro per un anno, oppure per 10 euro al mese. 
• iCloud. Per completare la tripletta dei servizi di cloud storage più diffusi, non è possibile dimenticare iCloud, offerto da Apple. Anche in questo caso i primi 5 GB sono gratuiti, mentre i piani a pagamento partono da 50 GB per 0,99 euro al mese fino a 2 TB a 19,99 euro al mese.

Come archiviare documenti smartphone in cloud

Archiviare documenti e foto da smartphone in cloud è molto importante. Farlo ci consente di cambiare telefono agevolmente, quando e se necessario, e ci assicura di non perdere mai nessun file. 

Ad esempio nel momento in cui si è deciso di scannerizzare documenti con smartphone , risulterà più semplice archiviarli e ritrovarli. Google Foto permette di archiviare in cloud, gratuitamente, le foto su uno smartphone Android a patto di non utilizzare la risoluzione massima. Questa scelta è quindi l’ideale per effettuare un backup delle foto su Android. Come effettuare backup documenti del telefono per chi utilizza Apple? Gli utilizzatori di un iPhone troveranno particolarmente comodo iCloud che, oltre allo storage, permette di sincronizzare i file su tutti i dispositivi collegati allo stesso account iCloud. 

Come mettere i documenti Word in Cloud?

Qualsiasi servizio di cloud storage consente di archiviare documenti Word. Per chi utilizza Google Drive, però, è possibile sfruttare Google Docs per archiviare, leggere, modificare e condividere file Word. Il file .doc può infatti essere caricato su Google Drive e letto e modificato grazie a Google Docs. Come creare un file di backup per Google Documents? È presto detto. Basta compiere l’azione inversa, selezionare i file desiderati e scaricarli tramite l’apposita opzione di Google Drive. Anche in questo caso i nostri documenti in cloud saranno archiviati in maniera sicura e veloce.