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Tutto sulla firma digitale: funzionamento, richiesta e rinnovo

Ormai impiegata da quasi tutta la pubblica amministrazione, la firma digitale è uno strumento prezioso non solo per imprese e professionisti, ma anche per i privati.

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firma digitale

La trasformazione digitale passa anche attraverso il trasferimento online di tutte le procedure legali per cui erano prima indispensabili i documenti cartacei e, proprio per questo, la firma digitale è destinata a sostituire del tutto la firma tradizionale. Vediamo esattamente in che cosa consiste, qual è il suo funzionamento, come è possibile richiederla e come fare per rinnovarla.

Cos’è la firma digitale?

La firma digitale è uno specifico tipo di firma elettronica “forte” con cui si può garantire autenticità, integrità, affidabilità e validità legale di un documento. La firma si riferisce al solo soggetto a cui è associata, è equivalente (dal punto di vista legale) ad una firma autografa e può sostituire anche l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi a qualsiasi fine previsto dalla legge e su tutti i tipi di documenti che richiedono una firma.

A che cosa serve la firma digitale?

La firma digitale è uno strumento essenziale per rendere più rapidi ed efficienti tutti quei procedimenti che richiedono l’invio di documenti tramite strumenti digitali.

Nello specifico, la firma digitale ha tre funzioni:

  1. Autentica il documento o il messaggio a cui è apposta, rendendo possibile l’identificazione tra soggetto e firma.
  2. Garantisce l’integrità del documento, rendendolo inalterabile in tutte le sue parti dopo l’apposizione della firma digitale.
  3. Ha validità legale completamente equiparabile a una firma autografa e viene per questo considerata una firma elettronica forte.

Come funziona la firma digitale?

Il funzionamento della firma digitale si basa su un sistema di chiavi asimmetriche correlate in coppie.

  • La chiave privata è sotto il controllo esclusivo del soggetto a cui la firma digitale è intestata, ed è lo strumento con cui il documento viene firmato.
  • La chiave pubblica, invece, è a disposizione di tutti, e serve per accertare la validità della firma digitale apposta.

Esistono due metodi per firmare digitalmente un documento.

  • Il primo metodo è tramite Smart Card. Oltre alla card, occorre un lettore Smart Card per firma digitale collegato a un computer e una delle specifiche applicazioni per firma digitale in grado di leggere e apporre la firma al documento desiderato.
  • Il secondo metodo prevede l’utilizzo di un token USB e una SIM card, oltre a un’applicazione specifica in grado di leggere i documenti e firmarli.

In entrambi i casi, per apporre la firma è necessario collegare al computer il dispositivo preferito, avviare una delle applicazioni per firma digitale, caricare al suo interno il documento da firmare e seguire il percorso guidato. Al termine della procedura, l’applicazione genererà una copia del documento firmato in un formato apposito.

Come si verifica la firma digitale?

Accertarsi che la firma digitale sia valida è molto semplice: basta utilizzare uno dei tanti software in grado di elaborare file firmati in modo conforme alla Deliberazione CNIPA 21 maggio 2009, n. 45.

Ecco una lista dei software utili a questo scopo:

  • Digital Signature Service
  • DigitalSign Reader
  • Firma OK!
  • PkNet
  • DIKE
  • Namirial Sign
  • Acrobat Reader DC
  • ArubaSign
  • GeniuSign
  • Globo.Signer

Come ottenere la firma digitale?

Esistono varie possibilità per ottenere la propria firma digitale.

  • La prima opzione è individuare la Camera di Commercio più vicina tramite il sito web camcom.gov.it e recarvisi con documento di riconoscimento e codice fiscale, seguendo poi le procedure indicate
  • Lo stesso procedimento può essere fatto anche online, dal sito web id.infocamere.it, avendo cura di utilizzare una connessione internet sicura
  • In alternativa, ci si può rivolgere a intermediari autorizzati da AgID che offrono i servizi di firma digitale, come quelli più utilizzati che sono elencati di seguito. Ognuno di questi servizi offre pacchetti diversi dietro pagamento. Non è possibile ottenere la firma digitale gratis

Firma digitale InfoCert

InfoCert offre diverse soluzioni per autenticare i propri documenti elettronici. Oltre ai sistemi con token USB e Smart Card, esiste anche un servizio di firma remota in Cloud, per firmare direttamente da PC o smartphone senza bisogno di dispositivi aggiuntivi. In tutti i casi il servizio ha durata di tre anni e, per rinnovare la firma digitale, basta seguire una procedura guidata online, che cambia in base al pacchetto selezionato.

Firma digitale Poste Italiane

Poste Italiane offre servizi digitali certificati a utenti, professionisti, aziende e pubbliche amministrazioni. Gli utenti possono ottenere il servizio di firma digitale gratuita esclusivamente nell’ambito dei servizi online di Poste Italiane, mentre per tutti gli altri usi è necessario acquistare il servizio di firma digitale remota. Il rinnovo della firma digitale scaduta può essere fatto dalla sezione apposita del sito poste.it.

Firma digitale Aruba

I kit di firma digitale Aruba sono composti da un lettore USB opzionale e da una Smart Card. È consigliato richiedere solo una Smart Card a tutti gli utenti che hanno già un lettore USB o da tavolo, mentre la Smart Card può essere richiesta sia in formato carta di credito che in formato SIM. È possibile rinnovare la firma digitale Aruba a partire da due mesi prima della sua scadenza ma non oltre di essa, mentre è impossibile rinnovare un certificato di firma digitale già scaduto. In caso il certificato fosse già scaduto, sarà necessario acquistare un nuovo kit di firma digitale.

Altri servizi autorizzati al rilascio della firma digitale

Nonostante i servizi precedenti siano i più utilizzati dai privati, non vuol dire siano gli unici. L’AgID aggiorna periodicamente sul suo sito web una lista di prestatori di servizi fiduciari attivi in Italia con i quali è possibile ottenere e rinnovare i certificati di firma digitale.

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