Come creare una firma e-mail personale o professionale

In un’era in cui la comunicazione virtuale sta progressivamente soppiantando quella vis-à-vis, sapersi presentare diventa un requisito indispensabile. Dal vivo essere presentabili significa abbigliarsi e curarsi in base al contesto sociale, ma online cosa cambia? A meno che non si disponga di un sito web personale, il nostro biglietto da visita è rappresentato dalla posta elettronica. Lì avviene buona parte delle interazioni e degli scambi sociali della nostra giornata e quello è uno dei tanti modi per farsi conoscere. Ecco perché compilare una corretta firma e-mail consiste nel primo passo da compiere. Se non si è nativi digitali e, anzi, si è neofiti della tecnologia, viene naturale domandarsi come fare. Nelle righe che seguono vedremo dunque come creare firma e-mail personale e professionale e come scegliere quella giusta in base al destinatario.

Come creare una firma per e-mail: cosa inserire

Partiamo da una premessa doverosa: esiste una firma e-mail adeguata ad ogni contesto. Per questo motivo è indispensabile distinguere tra e-mail personale o professionale. Cambiano infatti il tono e la personalizzazione. La firma non deve però mai mancare, così come bisognerebbe evitare alcune stonature. Quali? Ad esempio inviare immagini allegate troppo pesanti, inviare mail formattate male o con firma con errori di codice.

Una mail personale o informale è generalmente rivolta a una persona che si conosce. Al contrario un’ e-mail professionale serve per presentare la propria azienda, rispondere a un cliente, magari inviare un curriculum. Per questo necessita, inevitabilmente, di qualche accorgimento in più. 

Prima di entrare nel dettaglio, è opportuno ricordare che tutti i client di posta elettronica offrono la possibilità di creare una firma personalizzata. È questo il caso di Microsoft Outlook, Gmail, Apple Mail, Posta di Windows 10 o Mozilla Thunderbird. Esistono inoltre servizi specializzati (alcuni a pagamento) che si possono usare anche con tariffe internet per la casa senza linea telefonica. I benefit maggiori consistono nella maggiore possibilità di personalizzazione offerta e nella possibilità di applicare un watermark alla firma. Servizi di questo tipo sono WiseStamp o About.me. Anche il portale Hubspot mette a disposizione un editor di firme per e-mail per chi ha poca dimestichezza con la programmazione HTML. Vediamo dunque come firmare in maniera efficace una e-mail a seconda della sua tipologia. 

Creare una firma e-mail personale

Nel caso di una mail personale informale, a seconda del destinatario, ci si può limitare a una forma semplice che comprenda solo il nome. Non sempre serve esplicitare il cognome, specie se il destinatario è persona a noi nota. Inoltre è possibile aggiungere un saluto personalizzato (se si conosce di persona il destinatario), un augurio o una frase di circostanza. Per quanto riguarda la lunghezza del testo, invece, non ci sono limitazioni a priori, mentre la firma non dovrebbe mai superare le sette righe. 

È consigliabile, inoltre, creare una firma standard da utilizzare modificando alcune impostazioni del client. In questo modo non ci si trova costretti a scrivere ogni volta la firma email ex novo. Con il conseguente rischio di dimenticare alcune informazioni, sobbarcandosi un inutile sforzo mnemonico. 

Creare una firma mail professionale

Nel caso di una mail di lavoro, invece, è essenziale inserire le informazioni personali e i contatti. Ma non solo. Una e-mail di lavoro, oltre ad essere sintetica e a dover contenere solo le informazioni essenziali, necessita di accorgimenti specifici in sede di firma.
In nessun caso devono mancare le seguenti informazioni:

• Nome e cognome
• Professione
• Nome dell’azienda
• Ruolo aziendale
• URL del sito aziendale
• Informazioni di contatto: numero di cellulare, dell’ufficio (se presente), indirizzo e-mail
• Recapiti principali
• Link ai profili sui social network (es. Linkedin)

Altre informazioni come lo slogan aziendale sono invece soggettive e dipendono anche dalla fama dell’azienda. Può essere buona regola inserirle, ma non si è obbligati a farlo. 

Una firma html perfetta è quella che rispetta il tetto massimo di sette righe. Superare questo limite viene considerato inopportuno.

Una buona impresa, oltre a beneficiare delle migliori offerte internet per p. IVA, deve fornire ai suoi dipendenti una firma mail aziendale. Questa influisce infatti positivamente sulla brand reputation dell’intera azienda. Per un potenziale cliente può essere rilevante ricevere posta elettronica da un indirizzo aziendale che promuova la corporate identity. Inoltre un’e-mail professionale ben strutturata ha il vantaggio di consentire di impostare un indirizzo diverso per ogni dipartimento o area aziendale, oltre che per ogni collaboratore. Ne giova il lavoro aziendale, che viene semplificato in quanto le risposte sono automaticamente smistate al destinatario giusto.

Esempio di firma e-mail

Esiste una firma e-mail “buona per tutte le stagioni”? La netiquette suggerisce di avere nel taschino più di una firma. Ad esempio, in caso di inoltro o di risposta, è preferibile avere una firma che non superi le tre righe. La regola da rispettare, in qualunque circostanza, è quella di mantenere un tono professionale e non essere invasivi. A seconda delle esigenze, a fine firma si può inserire un link/messaggio pubblicitario che punti all’ultimo prodotto offerto. 

Un esempio di mail formale contiene le seguenti informazioni:

• Nome e cognome
• Qualifica
• Ruolo 
• Telefono
• Cellulare
• Email per collaborazioni commerciali
• Fax
• Indirizzo
• Profilo Linkedin
• Disclaimer

L’ultima voce vi ha destabilizzato? Si tratta in parole povere delle cosiddette “condizioni d’uso”, la cui funzione è quella di indicare regole e norme in merito al proprio lavoro. Inserendole nell’e-mail si esplicita la volontà di spiegare al destinatario la normativa vigente. Il disclaimer ha dunque l’obiettivo di rendere l’e-mail ancora più professionale. 

Creare firma e-mail con logo: quando è utile?

Immagini e loghi fanno bene alle nostre e-mail? Quando si firma un’e-mail è possibile aggiungere un’immagine, a condizione che questa non pesi troppo. A nessuno, infatti, piace ricevere un’e-mail che impiega troppo tempo ad aprirsi. Se si intende ricorrere a questa pratica è consigliabile ottimizzare la foto da allegare, con i giusti attributi alt e tag title. 

In nessun caso risulta utile creare un unico visual: se il destinatario ha bisogno di copiare le informazioni di contatto, infatti, non può farlo da un’immagine. L’alternativa migliore risponde allora al logo. Inserire il logo aziendale nella firma html permette di restare impressi nella memoria del destinatario ed essere ancora più riconoscibili. 

Come fare la firma digitale su e-mail

Firmare digitalmente una e-mail significa dare valore legale a ciò che si sta inviando. A tutti gli effetti si tratta della versione elettronica di una raccomandata A/R. Per fare la firma digitale su e-mail bisogna avvalersi della PEC. 

La Posta Elettronica Certificata funziona allo stesso modo di un’e-mail tradizionale, dando valore legale alla missiva. Le caselle PEC sono offerte dai principali client e-mail tramite i servizi di WebMail offerti dai vari provider, oppure tramite app per dispositivi mobili. La PEC, che è obbligatoria per gli iscritti agli albi professionali, è a pagamento ma ha canoni annuali decisamente accessibili. Quando si invia un’e-mail, per verificare che tutto sia filato per il verso giusto, bisogna attendere una doppia risposta. Il sistema, infatti, invia automaticamente quella di “accettazione” dell’invio e di “consegna” al destinatario. Solo a quel punto la nostra e-mail avrà a tutti gli effetti valore legale.