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Nella nostra casella di posta elettronica, soprattutto quella di lavoro, riceviamo quotidianamente decine (talvolta centinaia) di e-mail. Il rischio è quello di esserne sommersi. Ma siamo sicuri di dedicare il giusto tempo al controllo dei messaggi e di gestirli in modo efficiente? Scopriamo 5 regole per ottimizzare il tempo che dedichiamo alla gestione delle e-mail.
In Italia ogni giorno inviamo 940 milioni di e-mail: dentro ci finiscono newsletter, pubblicità e comunicazioni di lavoro: praticamente una babele. Una buona gestione e-mail, quindi, è fondamentale se non vogliamo sprecare energie e affogare in un flusso costante di messaggi, molti dei quali spesso inutili.
Allora vediamo cosa fare.
Contrassegna, tagga, smista e archivia. Organizzare le e-mail che ricevi, usando cartelle e sottocartelle (“In arrivo”, “Inviate”, “Indesiderata”, “Cestino”) o creando etichette specifiche, è il modo migliore per archiviare i messaggi più importanti. Ci vuole solo un po’ di pazienza, ma questa organizzazione ti farà risparmiare molto tempo.
Svuota la casella di posta in arrivo il più spesso possibile. Nel caso di e-mail inutili, come quelle contenenti messaggi pubblicitari, spam o newsletter, puoi eliminarle senza neanche leggerle. Se invece si tratta di comunicazioni di lavoro, come ad esempio la convocazione di una riunione, cancellale o archiviale ma solo dopo aver segnato l’appuntamento sul calendario.
Organizzare i flussi della tua e-mail sarà ancora più facile affidandoti ad un client di posta che ti permette di gestire più account contemporaneamente e leggere i messaggi senza dover necessariamente passare dalla webmail. Si tratta dello strumento ideale anche per la gestione di e-mail condivise. Sul mercato ce ne sono diversi: consulta le caratteristiche di ognuno, collegati ad una rete sicura e scarica quello che risponde meglio alle tue esigenze.
Se ti accorgi che per leggere e rispondere ad una e-mail impiegherai meno di due minuti, allora fallo subito. Se pensi invece che il tempo necessario sia superiore, allora rimanda l’attività a più tardi, nel frattempo puoi contrassegnarla come “Speciale”.
Non farla diventare un’ossessione. Controllare l’ e-mail può essere fonte di distrazione, farlo frequentemente rischia di trasformarsi in una inutile perdita di tempo e in un ulteriore motivo di stress. Il suggerimento è di controllare la posta a intervalli prestabiliti nel corso della giornata: ad esempio, al mattino, dopo pranzo e prima di andare via.
Può rivelarsi utile allora impostare il sofware per la gestione e-mail in modo da ricevere i vari i messaggi solo in alcuni orari. Diversamente puoi disattivare il sistema di notifiche, non dimenticare di farlo anche sul tuo smartphone che altrimenti continuerà ad avvisarti ogni volta che un nuovo messaggio arriverà nella casella di posta.
